Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger. 

1. Dataansvarlig 

Horisont er dataansvarlig. 

Horisont’s kontaktoplysninger er: 

Agro Food Park 10, 8200 Aarhus N, Danmark

e-mail: info@Horisont-aarhus.dk - tlf. +45 7020 8810 

 

Horisont håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. 

Horisont indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering - køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter. 

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Horisont’s serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til Horisont, behandler virksomheden personoplysningerne for at kunne opfylde aftalen med gæsten/kunden. 

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Horisont afgiver til Horisont, i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Horisont. 

2. Horisont’s indsamling af personoplysninger 

Personoplysninger indsamles af Horisont på følgende vis: 

• Når en gæst/kunde - eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Horisont’s
   serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til
   Horisont. 

• Fra B2B marked. 

• Gennem browser cookies og web beacons. 

• I forbindelse med brug af Horisont’s digitale ydelser. 

• Ved deltagelse i Horisont’s kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Horisont’s nyhedsbrev. 

• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre. 

• Via video- og tv-overvågning. 

• Når leverandører indgår aftaler med Horisont eller afgiver tilbud til Horisont. 

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning. 

Videoovervågning sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster. 

3. Oplysninger som Horisont indsamler 

Horisont indsamler følgende personoplysninger: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme
  personoplysninger. 

• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold. 

• Demografiske oplysninger. 

• Købshistorik herunder også brugen af Horisont app og/eller andre digitale serviceydelser. 

• Brugen af Horisont’s kunde/loyalitetsprogram. 

• Oplysninger fra Horisont’s kundeundersøgelser. 

• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer. 

• Oplysninger fra Horisont’s sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Horisont. 

• Browserinformationer. 

• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner. 

• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner
  herunder key accounts. 

En gæst/kunde/leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Horisont yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Horisont’s betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives. 

Dette kan f.eks. være oplysninger om: 

·        Handicap

·        Allergi

·        Særlige fødevarepræferencer

·        Religiøs overbevisning

·        Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør eller dennes repræsentant frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Horisont dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende. 

Udover de oplysninger som Horisont modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Horisont i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Horisont har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. 

Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Horisont’s vilkår og betingelser samt Horisont persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger. 

4. Betaling med betalingskort 

Horisont anvender Nets.eu, til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Nets og Horisont er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Horisont de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne anonymiseres. 

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen? 

Horisont indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller serviceydelser. 

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Horisont indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen. 

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være: 

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Horisont’s serviceydelser. 

• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser. 

• Kontakt til gæsten/kunden før, under og/eller efter dennes ophold. 

• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser. 

• Forbedring og udvikling af Horisont’s serviceydelser. 

• Tilpasning af Horisont’s markedsføring og øvrige kommunikation. 

• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse 

• Tilpasning af Horisont samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører. 

• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Horisont, herunder eventuel deltagelse i Horisont’s
  kunde/loyalitetsprogram. 

• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og

  pasbekendtgørelsen. 

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen 

Horisont vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Horisont, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler jf. artikel 6.1.b

Yderligere vil Horisont behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler. 

I nogle tilfælde vil Horisont’s behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Horisont forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser jf. artikel 6.1.f.. 

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Horisont og kvaliteten af Horisont’s serviceydelser og produkter. 

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Horisont oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Horisont alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc. 

Desuden indsamles og behandles personoplysninger med samtykke ifm. f.eks. kundeundersøgelser og nyhedsmail jf. artikel 6.1.a..

I nogle situationer modtager Horisont personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Horisont’s vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik. 

Horisont er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år jf. artikel 6.1.c.

7. Den registreredes rettigheder 

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder. 

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Horisont behandler om den registrerede. 

• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som har om den
  registrerede. 

• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Horisont har om den registrerede. 

  Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Horisont ikke efter lovgivning er  forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Horisont  ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. 

Hvis nogle af de oplysninger, som Horisont har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Horisont. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Horisont er lovmæssigt forpligtede til at gemme. 

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve eller forsvare sig mod potentielle retskrav. 

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Horisont om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Horisont er i besiddelse af. 

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Horisont, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Horisont. 

Skriftlig anmodning sendes til Horisont, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Horisont vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse. 

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Horisont vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Horisont vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Den registrerede kan til enhver tid tilbagetrække sit samtykke ved fremsendelse af mail til info@Horisont.dk alternativ pr. brev til adressen anført i pkt. 1.

Horisont tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen. 

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger 

Horisont beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. 

Kun de personer/ansatte hos Horisont, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil. 

Horisont kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger. 

Horisont tager løbende backup af de registrerede personoplysninger. 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Horisont underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. 

Horisont’s sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling. 

Horisont benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. 

Horisont indgår løbende databehandleraftaler med alle Horisont’s databehandlere, hvorved det også i forhold til eksterne data behandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger. 

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Horisont udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellet, på gæstens anmodning om booking af en restaurant eller ved booking af samarbejdspartner f.eks. teambuilding aktivitet. 

Horisont deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Landbrug & Fødevarer F.m.b.A. koncernen gæsten/kunden benytter sig af. 

Horisont er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed. 

Horisont sletter dine personoplysninger, når Horisont’s lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmens finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

9. Cookies 

Horisont anvender cookies. Yderligere oplysning om Horisont cookiepolitik kan indhentes her:  

https://Horisont.dk/cookiepolitik 

10. Klage 

Klage over Horisont’s behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, TELEFON 3319 3200  eller elektronisk på datatilsynets hjemmeside - Sådan klager du

11. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.

Sidst opdateret den Marts 2025